Datenschutzerklärung für die Memoro Website

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website www.memoro.ai. Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Memoro GmbH
Reichenaustraße 11a
78464 Konstanz
Telefon: 0049 176 444 343 85
E-Mail: [email protected]

Redaktionell verantwortlich: Till Schneider

3. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Nutzung unserer Website erheben. Zu den verarbeiteten Daten gehören:

  • Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten)
  • Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung und Optimierung unserer Website
  • Durchführung von Analysen und Statistiken
  • Marketing und Werbung
  • Verbesserung der Nutzererfahrung

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und/oder unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), welche darin bestehen, unser Angebot zu optimieren und die Nutzererfahrung zu verbessern.

6. Empfänger der Daten

Ihre Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

  • Dienstleister und Auftragsverarbeiter, die für uns tätig sind

7. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

  • Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
  • Die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
  • Die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
  • Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen
  • Sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren

9. Einsatz von Analyse- und Tracking-Tools

Wir setzen auf unserer Website verschiedene Analyse- und Tracking-Tools ein, um die Nutzung unserer Website zu analysieren und zu verbessern. Im Folgenden informieren wir Sie über diese Tools:

9.1. Vercel Analytics

Wir nutzen Vercel Analytics, einen Webanalysedienst der Vercel Inc. Vercel Analytics verwendet keine Cookies und sammelt keine personenbezogenen Daten. Es werden lediglich anonymisierte Nutzungsdaten erfasst, um die Performance und Nutzung unserer Website zu verbessern.

9.2. Google Analytics

Wir nutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

9.3. Plausible Analytics

Wir verwenden Plausible Analytics, einen datenschutzfreundlichen Webanalysedienst. Plausible Analytics sammelt keine personenbezogenen Daten und verwendet keine Cookies. Es werden lediglich anonymisierte Nutzungsdaten erfasst, um die Performance und Nutzung unserer Website zu analysieren.

Weitere Informationen zu Plausible Analytics und deren Datenschutzpraktiken finden Sie unter: https://plausible.io/data-policy

9.4. Hotjar

Wir nutzen Hotjar, um die Bedürfnisse unserer Nutzer besser zu verstehen und das Angebot auf dieser Website zu optimieren. Mithilfe der Technologie von Hotjar bekommen wir ein besseres Verständnis von den Erfahrungen unserer Nutzer (z.B. wieviel Zeit Nutzer auf welchen Seiten verbringen, welche Links sie anklicken, was sie mögen und was nicht etc.) und das hilft uns, unser Angebot am Feedback unserer Nutzer auszurichten.

Hotjar arbeitet mit Cookies und anderen Technologien, um Informationen über das Verhalten unserer Nutzer und über ihre Endgeräte zu sammeln (insbesondere IP Adresse des Geräts (wird nur in anonymisierter Form erfasst und gespeichert), Bildschirmgröße, Gerätetyp (Unique Device Identifiers), Informationen über den verwendeten Browser, Standort (nur Land), zum Anzeigen unserer Website bevorzugte Sprache).

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hotjar: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy

9.5. PostHog

Wir verwenden PostHog, eine Open-Source-Plattform für Produktanalysen. PostHog sammelt Informationen über die Nutzung unserer Website, einschließlich Seitenaufrufe, Klicks und Benutzerinteraktionen. Diese Daten helfen uns, unser Produkt zu verbessern und die Benutzererfahrung zu optimieren.

PostHog verwendet Cookies, um Benutzer über mehrere Besuche hinweg zu identifizieren. Sie können die Verwendung von Cookies in Ihren Browsereinstellungen deaktivieren.

Wir nutzen die EU-Cloud von PostHog, was bedeutet, dass alle von PostHog gesammelten Daten innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert werden. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten.

Weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken von PostHog finden Sie unter: https://posthog.com/privacy

10. Opt-Out-Möglichkeiten

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Datenerfassung durch die oben genannten Dienste zu widersprechen:

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

12. Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation:

Memoro GmbH
z.Hd. Datenschutzbeauftragter
Reichenaustraße 11a
78464 Konstanz
E-Mail: [email protected]

Stand: 15.12.2024

Datenschutzerklärung für die Memoro App

Einleitung

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserer App. Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung der Memoro GmbH. Diese Datenschutzerklärung soll Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer App informieren.

Unser Versprechen: Wir werden Ihre Daten niemals einsehen oder verkaufen. Wir setzen gezielt auf Lösungen, die höchsten europäischen Datenschutzstandards entsprechen und reduzieren stetig die Abhängigkeit von außereuropäischen Anbietern.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:

Memoro GmbH
Reichenaustraße 11a
78464 Konstanz
Telefon: 0049 176 444 343 85
E-Mail: [email protected]

2. Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern:

  • personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
  • betroffene Person: Jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem Verantwortlichen verarbeitet werden.
  • Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.
  • Einschränkung der Verarbeitung: Die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
  • Profiling: Jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bewertung bestimmter persönlicher Aspekte.
  • Pseudonymisierung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können.
  • Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
  • Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
  • Empfänger: Eine natürliche oder juristische Person, der personenbezogene Daten offengelegt werden.
  • Dritter: Eine natürliche oder juristische Person außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
  • Einwilligung: Jede freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung der betroffenen Person, mit der diese zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

3.1. Verarbeitung von Sprachaufnahmen, Transkriptionen und Zusammenfassungen

Zweck der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Sprachaufnahmen erfolgt zum Zweck der Transkription und anschließenden Erstellung von Zusammenfassungen (“Memories”). Diese Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu Ihrem persönlichen Gebrauch und die Ergebnisse werden nur Ihnen zur Verfügung gestellt.

Art der verarbeiteten Daten:

  • Sprachaufnahmen
  • Transkriptionen der Sprachaufnahmen
  • Zusammenfassungen der Transkriptionen (“Memories”)

Der Weg Ihrer Daten:

  1. Aufnahme: Die Audiodatei wird zunächst sicher auf Ihrem Endgerät gespeichert
  2. Upload: Verschlüsselte Übertragung zu Supabase (Frankfurt, Deutschland)
  3. Transkription: Verarbeitung durch Microsoft Azure (Schweden, EU)
  4. Konvertierung (bei Bedarf): Google Cloud (Frankfurt, Deutschland)
  5. Analyse: Erstellung von “Memories” durch Google Gemini (Belgien, EU) oder Azure OpenAI (Schweden, EU)
  6. Speicherung: Finale Analysen in Supabase (Frankfurt, Deutschland)

Hinweis zur Aufnahme anderer Personen: Bitte beachten Sie, dass die Aufnahme von Sprachaufnahmen anderer Personen ohne deren ausdrückliche Einwilligung gegen die DSGVO verstößt. Sie sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle aufgenommenen Personen ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sprachaufnahmen gegeben haben. Es liegt in Ihrer Verantwortung, diese Einwilligung einzuholen und nachzuweisen.

3.2. Verarbeitung von Nutzungsdaten

Zweck der Datenverarbeitung: Die Nutzungsdaten werden erhoben, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit unserer App zu verbessern.

Art der verarbeiteten Daten:

  • IP-Adresse des Mobilgeräts
  • Gerätetyp
  • Eindeutige Gerätekennung
  • Betriebssystem des Mobilgeräts
  • Typ des mobilen Internetbrowsers
  • Eindeutige Gerätekennungen
  • Diagnosedaten

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  • Art. 6 I lit. a DSGVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.
  • Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DSGVO.
  • Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DSGVO.
  • In seltenen Fällen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dann würde die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. d DSGVO beruhen.
  • Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DSGVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist.
  • Falls besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.

5. Datensicherheit

Wir verwenden umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

  • Verschlüsselung: AES-256 für gespeicherte Daten, TLS 1.2/1.3 für Datenübertragung
  • Zugriffskontrolle: Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen
  • Backup-Strategie: 3-2-1-Backup-Strategie mit täglichen verschlüsselten Backups
  • Zertifizierungen: Unsere Dienstleister sind SOC 2 Type II, ISO 27001 und DSGVO-konform

6. Dauer der Speicherung

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind.

Speicher- und Löschfristen:

  • Inhaltsdaten (Aufnahmen, Transkripte, Memories): Solange das Nutzerkonto besteht; unverzügliche Löschung bei Nutzeranfrage
  • Account-Daten: Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Löschanfrage
  • Technische Protokolldaten: Maximal 90 Tage
  • Produktanalysedaten (PostHog): Maximal 12 Monate
  • Backups: Maximal 30 Tage Vorhaltezeit
  • KI-Verarbeitungscache (Google/Azure): Automatische Löschung nach maximal 30 Tagen

Sonderregelungen für Organisationskunden: Individuelle automatische Löschfristen können im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) vereinbart werden.

7. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte.

8. Service Provider

Wir beschäftigen Drittunternehmen und Einzelpersonen, um unsere App zu unterstützen („Service Provider”), Dienstleistungen in unserem Auftrag zu erbringen, servicebezogene Dienstleistungen durchzuführen oder uns bei der Analyse der Nutzung unserer App zu unterstützen.

Diese Dritten haben nur Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, um diese Aufgaben in unserem Auftrag zu erledigen, und sind verpflichtet, diese nicht für andere Zwecke zu verwenden oder offenzulegen.

9. Nutzung von Cloud-Diensten und Datenverarbeitung

Wir nutzen ausgewählte Cloud-Dienste, um unsere Datenverarbeitung effizient und sicher zu gestalten. Alle Dienstleister sind DSGVO-konform und fungieren als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

9.1. Supabase (Backend & Datenbank)

Serverstandort: Frankfurt, Deutschland
Zweck: Speicherung aller Inhaltsdaten, Account-Daten und Authentifizierung
Compliance: SOC 2 Type II zertifiziert, DSGVO-konform
Hinweis: Supabase hat seinen Sitz in den USA. Ein Zugriff aus den USA kann in eng begrenzten Fällen (Support, Wartung) erfolgen. Dies ist durch Standardvertragsklauseln (SCCs) abgesichert.

9.2. Microsoft Azure

Serverstandort: Schweden, EU
Zweck: Sprachtranskription (Azure Speech) und KI-Analyse (Azure OpenAI)
Compliance: ISO 27001, SOC 1/2/3, DSGVO-konform
Garantie: Keine Nutzung Ihrer Daten für Modelltraining; Löschung nach max. 30 Tagen

9.3. Google Cloud

Serverstandorte:

  • Frankfurt, Deutschland (Dateikonvertierung)
  • Belgien, EU (Google Gemini KI-Analyse)
    Compliance: ISO 27001, SOC 1/2/3, DSGVO-konform
    Garantie: Keine Nutzung Ihrer Daten für Modelltraining; Löschung nach max. 30 Tagen

9.4. PostHog (Produktanalyse)

Serverstandort: Frankfurt, Deutschland (EU-Hosting)
Zweck: Anonymisierte Nutzungsanalyse zur Verbesserung der App
Compliance: SOC 2 Type II, DSGVO-konform
Besonderheit: Für Organisationskunden vollständig deaktivierbar

9.5. Firebase-Dienste

Firebase (Google Ireland Limited) wird für folgende Funktionen genutzt:

  • Firebase Analytics: zur Analyse des Nutzerverhaltens
  • Firebase Cloud Messaging: zum Versenden von Push-Benachrichtigungen
  • Firebase Realtime Database: zur Speicherung und Synchronisierung von Daten
  • Firebase Storage: zur Sicherung und Speicherung von Medien
  • Firebase Crashlytics: zur Erkennung und Analyse von App-Fehlern

Alle Firebase-Dienste sind DSGVO-konform und die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

10. Transparenzhinweis zu internationalen Datentransfers

Obwohl Ihre Daten physisch in der EU gespeichert und verarbeitet werden, möchten wir Sie transparent über mögliche internationale Aspekte informieren:

  • US-Dienstleister: Einige unserer Auftragsverarbeiter (Supabase, PostHog) haben ihren Hauptsitz in den USA
  • Schutzmaßnahmen: Alle Datentransfers sind durch EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) und zusätzliche technische Maßnahmen abgesichert
  • Restrisiko: Ein theoretisches Zugriff durch US-Behörden (z.B. via CLOUD Act) kann rechtlich nicht vollständig ausgeschlossen werden
  • Ihre Kontrolle: Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen

11. Nutzung von Google Analytics

Google Analytics ist ein Webanalysedienst, der von Google angeboten wird und den Website-Traffic nachverfolgt und berichtet. Google nutzt die gesammelten Daten, um die Nutzung unserer App zu überwachen und zu analysieren. Diese Daten werden mit anderen Google-Diensten geteilt. Google kann die gesammelten Daten nutzen, um die Anzeigen in seinem eigenen Werbenetzwerk zu kontextualisieren und zu personalisieren.

Für weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken von Google besuchen Sie bitte die Google Datenschutz- und Nutzungsbedingungen-Webseite: Google Privacy & Terms

Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Datenschutzbestimmungen von Google zum Schutz Ihrer Daten zu überprüfen: Google Analytics Safeguarding Your Data.

12. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

13. Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht:

  • auf Auskunft über die bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DSGVO),
  • auf Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO),
  • auf Löschung (Artikel 17 DSGVO),
  • auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO),
  • auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO),
  • auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DSGVO),
  • Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO),
  • sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Artikel 77 DSGVO).

Widerruf der Einwilligung:

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann schriftlich oder per E-Mail an die oben genannten Kontaktdaten erfolgen. Ihre Daten werden nach dem Widerruf unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

14. Besondere Hinweise für Organisationskunden

Für Unternehmens- und Organisationskunden bieten wir maßgeschneiderte Datenschutzlösungen:

  • Individuelle Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO
  • Automatische Löschfristen nach Ihren Compliance-Anforderungen
  • Deaktivierung von Analysediensten (z.B. PostHog) auf Wunsch
  • Angepasste Datenverarbeitungsprozesse nach Ihren Vorgaben

Kontaktieren Sie uns unter [email protected] für weitere Informationen.

15. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie durch einen Hinweis in der App.

Stand: 15.12.2024